Obecný postup

Má-li být v cizině uznána veřejná listina, kterou vydal nebo ověřil v rámci své pravomoci a působnosti orgán ČR, nebo která byla před ním podepsána (dále jen "listina"), je v některých státech třeba, aby tato listina byla opatřena vyšším ověřením příslušného orgánu státní správy ČR a následně superlegalizována zastupitelským úřadem státu, ve kterém má být listina použita.

Na žádost občana připojí k listině své vyšší ověření ministerstvo nadřízené orgánu, který listinu vydal (např. ministerstvo financí, ministerstvo spravedlnosti, ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy, ministerstvo zdravotnictví či ministerstvo obrany), popř. jiný instančně nadřízený orgán (např. krajský úřad). Následně připojí své vyšší ověření na listinu oddělení legalizace dokladů konzulárního odboru Ministerstva zahraničních věcí (MZV) a poté zpravidla také zastupitelský úřad státu, ve kterém bude listina použita.

Je-li stát, kde bude listina použita, smluvní stranou Haagské úmluvy o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin ze dne 5. října 1961 (viz vyhl. MZV č. 45/1999 Sb.), provádí MZV konečné ověření listiny tzv. apostilou, pokud je tato listina vydaná orgány státní správy nebo jinými orgány (u listin vydaných justičními orgány a listin vydaných nebo ověřených notáři provádí konečné ověření Ministerstvo spravedlnosti). V takovém případě se listina již nepředkládá k superlegalizaci zastupitelským úřadem státu, kde má být listina použita.

Oddělení legalizace dokladů konzulárního odboru MZV vyměřuje v souladu se zákonem č. 634/2004 Sb., o správních poplatcích, v platném znění, poplatek za vyšší ověření listiny (tzn. za ověření otisků úředních razítek a úředních podpisů) vydané příslušným orgánem ČR ve výši 100,- Kč . Tento poplatek pro MZV se platí i v případě konečného ověření listiny (tzv. apostila) za účelem jejího použití v cizině. Podává-li žadatel žádost o vyšší ověření listiny osobně, uhradí správní poplatek v hotovosti. Pokud je žádost o vyšší ověření listiny podávána v poštovním styku, je nutné pro MZV přiložit kolkovou známku v hodnotě 100,-Kč.

Postup při opatření vyššího ověření listiny sdělí na žádost obvykle orgán, který listinu vydal nebo ověřil.

Praktický postup při ověřování listin souvisejících s oblastí daní

V případech ověřování veřejných listin souvisejících s činností územních finančních orgánů (finančních úřadů a ředitelství) je postup následující:

1. V případě, že má být veřejná listina uznána či použita ve státě, který u těchto listin vyžaduje jejich legalizaci, obrátí se daňový poplatník nebo plátce daně s písemnou žádostí o vyšší ověření veřejné listiny na místně příslušný finanční úřad, který tuto žádost postoupí přes příslušné finanční ředitelství na Ministerstvo financí – Ústřední finanční a daňové ředitelství (ÚFDŘ). Kompetentním odborem Ministerstva financí - ÚFDŘ pro vyřizování těchto žádostí je odbor 39 – Metodika a výkon daní z příjmů. Ten se po obdržení uvedené žádosti obrátí na jednu z osob oprávněných udělovat za Ministerstvo financí vyšší ověření, aby svým podpisem a razítkem toto vyšší ověření na příslušné listiny udělila. Vyšší ověření za MF je oprávněna učinit osoba, která je vedena v evidenci kompetentních osob s podpisovými vzory a razítky MF na Ministerstvu zahraničních věcí.
2. Ověřený dokument Ministerstvem financí je postoupen zpět žadateli, neboť zasílání tohoto dokumentu pro udělení apostily Ministerstvem zahraničních věcí není zajišťováno MF.
3. Legalizace dokladů se v osobním styku vyřizuje na MZV - pracoviště referátu legalizace konzulárního odboru MZV, Toskánský palác, Hradčanské náměstí č. 5, Praha 1 na počkání. Osobní přítomnost žadatele, resp. osoby, na jejíž jméno je doklad vystaven, není nezbytná. Žádost o ověření proto může podat kdokoliv.
4. Pokud jde o poplatky za ověřování listin, tyto jsou vyměřovány a vybírány pouze MZV (viz jak bylo uvedeno výše), územní finanční orgány ani ÚFDŘ v této souvislosti za samotné ověření poplatky nevybírají.
5. Při vyřizování žádosti o ověření listin, se kterým může být spojeno i vydání listin či jejich opisů, apod. se postupuje jako obvykle v souladu se zákonem č. 337/1992 Sb., o správě daní a poplatků, ve znění pozdějších předpisů, v návaznosti na ustanovení zákona č. 634/2004 Sb., o správních poplatcích, v platném znění.